Fysiikan tutkimuslaitos HIPin tehtävänä on harjoittaa ja edistää fysiikan perustutkimusta ja soveltavaa tutkimusta, hiukkaskiihdytinkeskuksiin liittyvää soveltavaa teknologista kehitystyötä sekä osallistua fysiikan alan tutkijakoulutukseen (Johtosääntö). Tutkimuslaitos huolehtii Suomen yhteistyöstä Euroopan ydinfysiikan tutkimusjärjestön (CERN) ja Euroopan antiprotoni- ja ionitutkimuslaitoksen (FAIR) kanssa sekä osallistuu muuhun kansainväliseen tutkimusyhteistyöhön. HIPissä toteutetaan myös yliopistojen yhteishankkeita hiukkasfysiikan alalla. HIPin tehtävää voi toteuttaa monella eri tavalla mutta kaikissa tapauksissa toteutuksen pitää olla laadukasta.

Laatu

Kaikilla on jonkinlainen mielikuva laadusta ja mitä se on, mutta sen täsmällinen määrittely on lopulta hankalaa. Mielenkiintoisen pohdinnan aiheesta voi lukea Suomen Standardisoimisliiton verkkosivuilta artikkelista Mitä laatu on?

Yleisesti asiantuntijaorganisaatioissa ihmisillä on sisäinen pyrkimys toimia laadukkaasti, jolloin yksilön oma laadunvalvonta on jatkuvaa. Tutkimusmaailmassa yhteisön laatukontrolli on hyvin vahvaa ja tutkijat ovatkin sisäistäneet pyrkimyksen korkeaan laatuun koulutuksensa ja tutkimustyönsä myötä.

Myös HIPin kaltaisessa tutkimuslaitoksessa keskeisintä on yksilöiden oma laadunvalvonta – ihmiset tekevät, ei organisaatio. Vastuu laadusta on kaikilla ja roolista riippuu, kuinka paljon omaa tekemistä laajemmalle vastuu ulottuu. Kokonaisuuden laadun varmistamiseksi tämä ei kuitenkaan riitä. HIPin laadun varmistamisessa ja valvonnassa johtokunnalla on tärkeä rooli, kun se päättää tutkimuslaitoksen suurista linjoista, tutkimusprojektien aloittamisesta ja mahdollisesta jatkamisesta sekä seuraa kaikkea toimintaa. HIPin johtokunnan jäsenet edustavat erilaisia tahoja, erityisesti jäsenyliopistoja, eikä heidän voida olettaa olevan tutkimuslaitoksen alojen asiantuntijoita. Laadunvalvontaa ei siis voi rakentaa johtokunnan asiantuntemuksen varaan, vaan toimintatavoilla ja organisaatiorakenteilla pitää varmistaa, että johtokunnalla on aina riittävät tiedot ja edellytykset tehdä HIPille parhaita mahdollisia päätöksiä.

Tieteellinen neuvottelukunta

Tieteellinen neuvottelukunta, englanniksi Scientific Advisory Board eli SAB, on HIPin johtokunnan nimittämä ulkopuolisista asiantuntijoista koostuva neuvoa antava toimielin. Sen tehtävänä on arvioida tutkimuslaitoksen toimintaa ja antaa sitä koskevia suosituksia johtokunnalle. HIPissä tieteellisestä neuvottelukunnasta linjataan johtosäännössä. Neuvottelukuntaan kuuluu 6-10 kansainvälisesti ansioitunutta asiantuntijaa tutkimuslaitoksen harjoittaman perustutkimuksen ja teknologiatoiminnan aloilta. Jäsenistä vähintään puolet on ulkomaalaisia ja toimikausi on neljä vuotta.

Tiedemaailmassa ulkopuolisten tahojen tekemä arviointi on itsestään selvä ja tärkeä osa laadunvarmistusta. Myös HIPissä tieteellisen neuvottelukunnan välttämättömyys oli alusta asti selvää, ja HIPin johtokunta perusti heti ensimmäisenä toimintasyksynään vuonna 1996 työryhmän valmistelemaan tieteellisen neuvottelukunnan perustamista. Ensimmäisen kerran SAB kokoontui seuraavana vuonna 4. syyskuuta 1997.

HIPin tieteellisen neuvottelukunnan kokoonpano haluttiin alusta asti arvovaltaiseksi ja johtokunta päätti, että yhden jäsenen pitää olla fysiikan nobelisti. Ensimmäisessä SABissa toden totta olikin nobelisti, Jack Steinberger (fysiikan Nobel vuonna 1988 neutriinoihin liittyvästä tutkimuksesta), ja elinkeinoelämän asiantuntijana vuorineuvos, Krister Ahlström. Nobelistivaatimuksesta luovuttiin SABin seuraavalla kaudella, joka alkoi vuoden 2000 syksyllä. Kohtalo alleviivasi ensimmäisen kokoonpanon historiallisuutta, kun ensimmäinen jäsenen poistuminen SABista tapahtui DESYn johtaja Bjørn Wiikin menehtyessä tapaturmaisesti 26. helmikuuta 1999 vain 62-vuotiaana.

Tieteellisen neuvottelukunnan suositukset on otettu alusta asti äärimmäisen vakavasti. Ensimmäisen SABin raportin jälkeen HIPin johtokunta lähetti SABille kirjeen, jossa kohta kohdalta kerrottiin mihin toimenpiteisiin tutkimuslaitoksessa kunkin suosituksen johdosta ryhdyttiin. Enää ei toimita aivan samoin, vaikka vakava suhtautuminen onkin ennallaan.

Tieteellisen neuvottelukunnan kokoonpano

SABin jäsenten valintaan ei ole tarkasti määriteltyä prosessia. Neuvottelukunnan kokoonpano muodostuu tavoitteista lähtien. SABilla kokonaisuutena on oltava asiantuntemusta HIPin toiminnan aloilta laajasti ja riittävän syvällisesti. Kaikkien yksityiskohtien osalta tämä ei rajallisella määrällä henkilöitä tietenkään ole mahdollista, ja SAB saattaakin pyytää esimerkiksi jostakin projektista ulkopuolista arviointia. Arviointeja teetetään SABin tueksi myös ennakoivasti.

Ehdotusten keräämiseksi ensimmäiseen SABiin järjestettiin erittäin laaja kansallinen konsultointi, mutta toisaalta kyseessä oli samalla vastaperustetun HIPin olemassaolon esittely Suomessa. Ehdokkaita pyydettiin erilaisiin etukäteen määriteltyihin kategorioihin, joista yksi oli jo aiemmin mainittu fysiikan nobelisti. Muita kategorioita oli erityisesti tutkimusalojen mukaisesti.

SABin toiminnan käynnistyttyä kokoonpanon uudistaminen on tapahtunut orgaanisemmin ja vähittäin. SABin toimikausi on neljä vuotta ja yleensä sama henkilö on jäsenenä enintään kaksi kautta. Jatkuvuuden ja uudistumisen varmistamiseksi kauden vaihtuessa osa jäsenistä jatkaa ja osa ei. Kulloinkin erovuorossa olevien henkilöiden jättämien aukkojen paikkaaminen rajaa tarvittavaa asiantuntijuutta, jolloin uusien kandidaattien etsiminen helpottuu. Joustoa tuo se, että SABin suuruudeksi on päätetty 6-10 henkilöä, eikä yhtä tiettyä lukumäärää. Vinkkejä kysytään eri tahoilta aina tarpeen mukaan, joskus enemmän ja joskus vähemmän laajasti.

Miten tieteellinen neuvottelukunta toimii

HIP järjestää SABin kokouksen pääsääntöisesti kerran vuodessa. Yleensä SAB kokoontuu joko juuri ennen kesälomia tai heti niiden jälkeen – viime vuosina yleensä elokuun lopulla – jolloin heidän suosituksensa voidaan parhaiten hyödyntää seuraavan vuoden toiminnan suunnittelussa. Kokouksia on pidetty HIPin eri toimipisteissä Suomessa, CERNissä sekä covid-pandemia-aikana verkossa etäyhteyksin.

SABille toimitetaan ennen kokousta kirjallista materiaalia, johon he voivat tutustua etukäteen. Kokouksessa SABille esitellään HIPin toimintaa yleensä kahden päivän aikana workshop-tyylisesti julkisissa esitelmätilaisuuksissa. Kaikkea HIPin laajasta toiminnasta ei tietenkään ehditä syvällisesti esitellä. Virallisen ohjelman lisäksi SABin jäsenet pääsevät kokousten yhteydessä keskustelemaan henkilökohtaisesti haluamiensa henkilöiden kanssa. Keskenään SAB keskustelee suljetuissa istunnoissa, jotka on merkitty ohjelmaan perinteisellä nimellä Executive Session.

Kokous päättyy loppuhaastatteluun, Exit interview’hun. Tilaisuudessa HIPin johtokunta haastattelee SABia, joka antaa suullisesti ensikommenttinsa ennen varsinaista kirjallista raporttia. Loppuhaastattelussa on SABin lisäksi yleensä paikalla johtokunnan jäseniä, HIPin johto sekä ohjelmien ja ilmaisinlaboratorion johtajat. Muutaman viikon kuluessa kokouksen jälkeen SAB toimittaa HIPille kirjallisen raporttinsa.

SABia kokonaisuudessaan tai sen yksittäisiä jäseniä voidaan myös konsultoida kokousten ulkopuolella. Tyypillisiä syitä ovat esimerkiksi pohdinnat jonkin tietyn alan projektien tai muun toiminnan jatkosuunnitelmista, jolloin kyseistä alaa hyvin tuntevalta SABin jäseneltä saatetaan kysyä neuvoa.

Antti Väihkönen
Tutkimuskoordinaattori
Varajohtaja, Fysiikan tutkimuslaitos HIP